AIを組織で導入するスリーステップ

「組織にAIを導入したい。でも、何から始めればいいのかわからない」

最近、このようなご相談をいただくことが増えてきました。

生成AIが便利だという話は聞くものの、

「職員に自由に使ってもらって大丈夫なのか」
「個人情報や機密情報はどう扱えばいいのか」
「どのAIを導入すればいいのか」
「職員から反発されないだろうか」

など、組織として考え始めると、さまざまな疑問が出てきます。

そこで今回は、私が組織へのAI導入をお手伝いする際に大切にしている、無理なく進めるための「3つのステップ」をご紹介します。

ステップ1　まずは「AIを知る」ための職員研修から始める

組織としてAI導入を考え始めたとき、最初の一歩としておすすめしているのが職員研修です。

いきなり、

「来月からこのAIを使います」
「今日からこのルールで運用します」

と決めるのではなく、まずは職員のみなさんが、

「生成AIとはどのようなものなのか」
「仕事のどんな場面で役立つ可能性があるのか」
「どんなことに注意する必要があるのか」

を知るところから始めます。

なぜなら、AIに対する受け止め方は、人によってかなり違うからです。

便利そうだと感じる人がいる一方で、

「本当に安全なの？」
「自分の仕事がAIに奪われるのでは？」
「自分の考えがAIによって違うものに変えられてしまうのでは？」

と不安を感じる人もいます。

こうした不安がある状態で導入だけを進めると、「上から言われたから使う」という形になりやすくなります。

そのため最初は、AIの便利さだけではなく、安全に使うための考え方や、人とAIがどのように役割分担していくのかも含めて共有することが大切です。

私は、生成AIをほとんど使ったことがない方にも、「これなら少し触ってみようかな」と感じてもらえるような、ゼロからの説明を得意としています。

研修後には、できるだけアンケートを取ることもおすすめしています。

アンケートでは、

「この業務に使ってみたい」
「ここはまだ不安」
「こういう使い方なら試してみたい」

といった率直な意見が出てきます。

この声を集めることで、職員のみなさんのAIに対する温度感が見え、組織としての「次の一歩」が考えやすくなります。

ステップ2　「何のために導入するのか」を組織で考える

研修を行い、「職場でもAIを使ってみたい」という声が出てきたら、次は組織としての導入について考えていきます。

ここで大切なのは、

「どのAIツールを使うか」

から始めないことです。

まず考えたいのは、

何のためにAIを導入するのか

ということです。

例えば、初年度の目標を、

「職員が安心して生成AIを使える環境を整える」

とする方法があります。

その中で、私が特に重要だと考えているのが、業務では組織が管理する業務用アカウントを使用できる環境を整えていくことです。

職員それぞれが個人のAIアカウントを職場へ持ち込み、自己判断で利用する状態ではなく、組織として利用環境や基本的なルールを整えていく。

それだけでも、AI導入の大きな一歩になります。

また、この段階では職員のみなさんと、

「私たちの職場では、AIをどのように使いたいか」
「どんな業務の負担を減らしたいか」
「どんなことには使わないほうがいいか」

を話し合う機会をつくることも大切です。

導入のプロセスに職員自身が関わることで、

「上からAIを導入された」
「また新しいことをやらされる」

という感覚を減らすことにもつながります。

AI導入は、単に新しいシステムを入れることではありません。

組織の仕事の進め方を、みんなで少しずつ見直していくプロセスでもあります。

ステップ3　具体的な導入方法と運用ルールを決める

方向性が見えてきたら、いよいよ具体的な導入設計に入ります。

例えば、次のようなことを決めていきます。

• どの生成AIを利用するのか
• どのようなアカウント・契約形態にするのか
• 誰が導入を担当するのか
• どの部署から始めるのか
• どのような情報をAIに入力してよいのか
• 出力結果を誰がどのように確認するのか
• 困ったとき、誰に相談するのか
• 問題が起きた場合、どのように報告するのか

ここで重要なのは、「全員が同じ使い方をする」を最初の前提にしないことです。

部署によって、扱っている情報も業務内容も違います。

個人情報を多く扱う部署もあれば、企画書や内部文書の作成が多い部署もあります。

そのため、

「まず一つの部署で試してみる」
「情報を扱うリスクが比較的低い業務から始める」
「一部の職員で試行してから広げる」

といった進め方も考えられます。

最初から全組織へ一斉導入する必要はありません。

組織の規模や体制に合わせて、「どこから、どこまで始めるのか」という導入ラインを決めることが大切です。

方向性が決まれば、必要な予算を整理し、管理職や理事会などへの説明、利用ルールやガイドラインの整備へ進んでいきます。

そして正式に導入が決まったら、もう一度、職員研修を行います。

この研修では、

「なぜこのAIを導入するのか」
「組織としてどのようなルールを決めたのか」
「何に使ってよく、何には注意が必要なのか」
「迷ったときは誰に相談するのか」

を職員のみなさんと共有します。

ここまで来て初めて、「組織としてAIを使う環境」が整い始めます。

導入1年目は「使いこなす」より「安心して使える環境づくり」

AIを導入すると、

「せっかく導入したのだから、もっと高度なことをやらなければ」

と考えてしまいがちです。

しかし、私は特に中小規模の組織では、最初の1年はそこまで急がなくてもよいのではないか、と考えています。

初年度の目標は、

職員が安心して、安全にAIを利用できる環境をつくること。

これだけでも十分に大きな成果です。

高度なAI活用や業務自動化などは、その基盤ができてから2年目以降に進めても遅くありません。

大切なのは、組織に合った無理のないステップを踏むことです。

「AIに詳しい人」に負担を集中させない

もう一つ、導入時に注意したいことがあります。

それは、

AIやITに詳しい一人の職員へ、仕事を集中させないことです。

中小規模の組織では、IT専門職がいないことも珍しくありません。

すると、パソコンやAIに少し詳しい職員が、

「これ、どうしたらいい？」
「AIの設定をお願い」
「この使い方で合っている？」

と、いつの間にか組織内のAI担当者のようになってしまうことがあります。

本来の業務に加えてAI導入まで背負うことになれば、その職員に大きな負担がかかります。

大事なのは、

「詳しい人に任せる」のではなく、

「組織として誰が、どこまで担当するのか」

を決めておくことです。

特に導入初年度は、総務や管理部門の業務が一時的に増える可能性もあります。

必要に応じて外部のAI導入支援やコンサルティングなども活用しながら、内部の職員だけで抱え込まない仕組みをつくることも一つの方法です。

まとめ　AI導入は「ツール選び」より「組織づくり」から

組織へのAI導入というと、

「ChatGPTにするか」
「Geminiにするか」
「どのプランを契約するか」

といったツール選びに目が向きがちです。

もちろん、それも必要です。

しかし、その前に大切なのは、

組織としてAIをどのように使っていきたいのかを考えることです。

私がおすすめしている流れは、

1. まず研修でAIを知る
2. 何のために導入するのかを組織で考える
3. 利用環境・体制・ルールを具体的に決める

という3つのステップです。

そして導入1年目は、いきなり高度なAI活用を目指すのではなく、

職員が安心してAIを使える土台を整える。

そこから始めるのが、結果として長く続くAI導入につながると考えています。

生成AIを導入してみたいけれど、

「何から始めればいいのかわからない」
「職員研修から始めたい」
「組織としての導入方法を一緒に整理してほしい」

という場合は、ハナサクAIが研修から導入設計まで、組織の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
どうぞお気軽にお声がけください。